電子メールは、プロバイダーや会社、学校のメールサーバというコンピュータにいったん蓄積され、ユーザーがOEなどのソフトを使ってメールサーバにアクセスすることで、手元にメールが届けられる仕組みになっている。
初期状態のOEは、一度自分のパソコンでメールを受け取ると、メールサーバ上のメールデータを削除する設定になっているが「外出先のノートパソコンで受け取ったメールをあらためて自宅や会社のパソコンで読みたい」という人も多いはず。
同じメールを2台のパソコンで受け取るなら、先にメールを受信するであろうパソコンのOEを「サーバにメッセージのコピーを置く」設定にしておこう。1度メールを受信しても、メールサーバにメールが残ったままになるので、別のOEであらためて受信できるようになる。
なお、両方のOEをこの設定にしてしまうと、メールサーバにいつまでもメールが残り、新しいメールを受け取れなくなってしまう。最後にメールを受け取るOEは「サーバにメッセージのコピーを置く」設定にしてはならない。